Сейчас услуги по эксплуатации объектов различными компаниями предлагаются совершенно по разному, кто во что горазд, как по качеству, так и по содержанию. И сравнить их не с чем. Поэтому необходимы стандарты эксплуатации — тот образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других. Стандарты ни к чему не обязывают ни Исполнителей, ни Заказчиков услуг эксплуатации, зато позволяют сравнить услуги по эксплуатации.
Стандартизировать деятельность можно двумя способами: сверху вниз или снизу вверх. Т.е. перенять готовые существующие стандарты, к примеру, у наших эстонских коллег или от Международной ассоциации эксплуатационных компаний (IFMA), и адаптировать применительно к себе. В данном случае необходимо будет вносить изменения в процессе изучения стандартов, примеряя их на себя. По сути мы пройдем ту же стадию, что и при внедрении снизу вверх, но более длительным путем. Второй же путь предполагает анализ собственной деятельности, изучение процессов эксплуатации, выявление закономерностей и собственно создание самих стандартов. Оба этих метода имеют право на существование и содержат как плюсы, так и минусы.
Наша компания пошла по пути внедрения снизу вверх. На мой взгляд, естественным путем развития. Проанализировав и изучив собственную деятельность, мы пришли к выводу, что суть стандартизации — автоматизация основных выявленных закономерностей процесса эксплуатации.
Итак, каковы же выявленные нами основные закономерности процесса эксплуатации — это разработка и ведение основных документов и оперативная обратная связь по ним.
В эксплуатации основными документами являются:
- Паспорт объекта — информационное поле по объекту недвижимости, где отражаются все технические характеристики объекта, информация о функциональном назначении объекта, характеристиках инженерных систем, оборудования и строительных элементов, а также информация по всем заключенным договорам (с коммунальщиками, подрядчиками).
- Сетевой график работ — документ, определяющий виды проводимых на объекте работ и их периодичность. Сетевой график, как правило, является одним из приложений к договору на техническое обслуживание объекта недвижимости.
- Бюджет эксплуатации — реальный финансовый портрет процесса эксплуатации, отражающий реальную стоимость эксплуатации на том или ином объекте.
Каким образом мы можем оперативно получать обратную связь по вышеперечисленным документам?
Для этого предусмотрена система напоминаний и отчетности. Напоминания, что называется, не дают нам расслабиться, структурируя и дисциплинируя деятельность по эксплуатации.
Что же касается отчетов, здесь мы получаем фактическую реальную картину того, что происходит на наших объектах. Какие работы выполнены в срок, какие не выполнены и почему. Сколько средств потрачено на ту или иную статью, соответствуют ли фактические показатели плановым, Есть ли отклонения, по какой причине они произошли.
Проанализировав вышеперечисленное и учитывая, что все это мы должны делать и осуществлять в режиме реального времени, наша компания разработала и внедрила собственное решение — программное обеспечение «Система эксплуатации недвижимости».
Внедрив программное обеспечение, мы получили отдельные результаты для каждого из наших сотрудников:
- для генерального директора — оперативный анализ плановых и фактических расходов по эксплуатации. При помощи функции рассылки на e-mail генеральный директор, не входя в программу, имеет возможность увидеть все эксплуатационные затраты, как фактические, так и плановые, проанализировать имеющиеся отклонения и причины, на них повлиявшие. Соответственно принять решение о необходимости применения административного ресурса.
- для собственника — визуализация процесса эксплуатации, контроль выполнения условий договора. Собственник объекта, имея доступ к программе, может в любой момент посмотреть выполняются или нет работы по договору технического обслуживания на его объекте и с какой периодичностью, т.к. сетевой график является обязательным приложением к договору. Очень важен вопрос визуализации процесса для Собственника. Достаточно часто у Собственника возникают такие вопросы: что в данный момент делает Ваш электрик? За что я плачу деньги, если сантехника я видел курящим на улице, а электрика, отдыхающего в служебном помещении? В данной ситуации программа очень четко может ответить на эти вопросы. Открыв любой из нарядов Собственник может посмотреть кто конкретно из технического персонала какие работы и во сколько проводит.
- для технического директора — контроль выполнения работ на объектах в режиме реального времени. Используя опять же функцию рассылки на e-mail, технический директор в любой момент может отследить какие работы на объектах выполнены, какие нет, есть ли отставание по срокам, по каким причинам оно произошло, требуется ли его вмешательство или ситуация находится в рамках допустимого.
- для главного инженера — структурирование и дисциплинирование деятельности сотрудников-эксплуатационников. Наш главный инженер, приходя на работу, распечатывает наряд работ на день, где отражен весь объем работ, необходимый сделать по объекту в какой-либо конкретный день. Для каждого из своих подчиненных: электриков, сантехников, вентиляционщиков он распечатывает персональные наряды работ на день, где указаны как плановые работы, так и работы по заявкам для конкретного исполнителя. Также главный инженер может узнать всю информацию по работам, проводимым субподрядчиками — кто, по какому договору, на каком из объектов.
Важным плюсом для нас явилось наличие возможности свободного обмена информацией, единая база данных и возможность постоянного контроля выполнения работ в различных подразделениях, которые позволили организовать оперативное взаимодействие технических подразделений с руководством эксплуатационной службы, обеспечивая тем самым эффективную эксплуатацию.
- для объекта недвижимости — формирование истории эксплуатации объекта. Думаю все Вы знаете, насколько важно наличие технической информации по объекту, как сложно восстановить утерянные когда-то кем-то данныe.
Программа позволяет сохранить всю историю эксплуатации объекта в течение многих лет, тем самым повышая стоимость самого объекта недвижимости. Пусть на 0,5 процента, но увеличивает. А в абсолютных цифрах это достаточно весомая сумма. К примеру, стоимость объекта составляет порядка 20 миллионов долларов, соответственно увеличение — это 100 тысяч долларов. А стоимость подобного программного продукта в 100 раз меньше.
Если принимать объект недвижимости за константу, то и собственники, и управляющие компании, и эксплуатирующие организации являются по отношению к нему переменными. Они могут уходить, приходить, меняться, а объект остается. Остается со своей долгой историей эксплуатации, которая хранится в программе. И любой эксплуатационник, управленец, собственник, придя на объект, открыв программное обеспечение может посмотреть какие работы по каким системам проводились 2, 3, 5 лет назад, кто несет ответственность за их проведение, когда необходимо проводить следующие ремонты, профилактику, обслуживание систем. Таким образом программа также является константой относительно объекта недвижимости, его неотъемлемой составляющей.
