Современная эксплуатация здания, как неотъемлемая функция управления объектом недвижимости, в настоящее время стала услугой и бизнесом. Как любой сложный многоуровневый бизнес-процесс, эксплуатация недвижимости несет в себе определенные риски, минимизация которых является первоочередной задачей собственника или управляющей компании.
Обозначим основные проблемы, возникающие при эксплуатации здания, и предложить способы их решения. Прежде всего, это производственные риски.
Производственные риски при эксплуатации здания
Производственные риски являются самим очевидными при эксплуатации здания. Они же могут принести наибольший ущерб, как собственнику здания, так и арендаторам. Основные риски в данной категории это аварии, отказы технологического оборудования, изменение параметров работы инженерных систем.
Аварии
Под аварией понимается отказ работы или дефект оборудования, установленного на объекте, вследствие которого был нанесен материальный ущерб собственнику здания или третьему лицу.
В основном аварии возникают при эксплуатации систем теплоснабжения, электроснабжения, при эксплуатации кровли, кровельных конструкций, покрытий. Основные последствия — это ущерб, нанесенный отделочным материалам, мебели, оргтехнике, остановка деятельности в помещениях, короткие замыкания в проводке, изменение температурного режима в здании, «разморозка» системы отопления. Аварии в цепях электроснабжения являются одной из основных причин пожаров в здании. Протечки, возникающие из-за дефектов кровли, либо в системе водоотвода и наружного водостока наносят ущерб внешней отделке здания. Они разрушают целостность фасадов, вызывают отслоение штукатурки и «смыв» лакокрасочных материалов.
Оперативное устранение причин и последствий аварий, минимизация ущерба — это один из показателей эффективности работы службы эксплуатации на объекте. Один из способов риска аварийности: налаживание оптимального взаимодействия технических служб на объекте, в том числе наличие четких и понятных инструкций по действию при возникновении чрезвычайных ситуаций на объекте. Должна быть разработанная понятная последовательность действий каждой службы в типовых чрезвычайных ситуациях. Так же способствует минимизации рисков аварийности — проведение постоянных тренингов персонала. Учебные тревоги, провокации помогут выявить степень подготовленности персонала к возможным чрезвычайным ситуациям.
Вторая категория рисков: отказы оборудования. Под отказом понимается частичное или полное прекращение функционирования детали, узла, оборудования или всей системы, без нанесения фактического материального ущерба собственнику Здания либо третьим лицам. Это не означает, что собственник здания не несет вообще никаких убытков. В данном случае речь будет идти не о прямом материальном ущербе, аварийной ситуации еще нет, но шансы ее возникновения многократно увеличились. Поэтому в арсенале службы эксплуатации должны применяться методы снижения рисков отказов оборудования, такие как, прозрачные гарантийные отношения, взаимодействие с сервисными центрами, планирование технического обслуживания и учет межремонтных периодов.
Риски отказов оборудования существенно снижает присутствие на объекте собственной аварийной ремонтной службы, а также наличие оптимального количества запасных частей и технических принадлежностей.
Риски несанкционированных изменений параметров работы инженерных систем
Под изменениями параметров работы инженерных систем понимается уменьшение комфорта и сервиса на объекте, вследствие сбоя работы оборудования. Ущерб тут проявляется не в материальном виде, а в виде законного недовольства арендаторов. Никто не будет сохранять лояльность, когда в здании душно, холодно или темно. Такие ситуации существенно подрывают имидж управляющей компании, и, в конечном итоге, могут привести к ее замене.
Для предотвращения возникновения данных рисков необходимо вести постоянный мониторинг состояния инженерных систем, настраивать и регулировать их работу. Персонал обязан знать особенности технического обслуживания данной инженерной инфраструктуры.
Риски эксплуатационных компаний
В процессе своей деятельности любая эксплуатационная компания сталкивается с двумя основными рисками: риск причинения материального ущерба от своей деятельности Заказчику услуг или третьим лицам и риск потери контракта на эксплуатацию или отсутствие пролонгации.
Технологии снижения рисков материального ущерба:
Прежде всего, это постоянное обучение и тренинги персонала. Квалифицированный персонал, своевременно реагирующий на неполадки и сбои в работе технических систем, поможет своевременно предотвратить аварии или существенно снизить материальный ущерб. Второе — четкое определение гарантийных взаимоотношений. Необходимо заключать профессионально составленный договор, в котором прописаны права и обязанности сторон, ответственность и риски. Так же существенно снизит данные риски страхование профессиональной ответственности эксплуатационной компании. Страховка компенсирует материальный ущерб, в случае возникновения аварий. При заключении договора со страховой компанией необходимо учитывать цену вопроса и четко прописывать форс-мажорные ситуации.
Технологии снижения рисков потери контрактов: это большая работа внутри эксплуатационной компании в области стандартизации и автоматизации собственной деятельности, подбор квалифицированного персонала, постоянный контроль качества, управление качеством.
Риски собственника недвижимости
Техническое обслуживание входит в непосредственную обязанность владельца недвижимости. В свою очередь, собственник может выбрать, будет ли он обслуживать здание своими силами или отдаст это на аутсорсинг. В каждом случае существуют определенные риски. Рассмотрим их подробнее.
Аутсорсинг
При передаче управления недвижимостью на условиях аутсорсинга перед владельцем недвижимости встает вопрос выбора эксплуатационной компании. Часто для выбора подрядчика проводится тендер. Четко формируются определенные критерии выбора и просматриваются несколько компаний. Такими критериями могут быть: опыт компании, ее трудовые ресурсы, перечень услуг, максимально прозрачная цена, степень заинтересованности в получении контракта. Отсутствие невыполненных обязательств перед третьими лицами, возбужденных уголовных дел в отношении руководства и не снятых с них судимостей. Культура взаимоотношений с Заказчиком/арендатором (пунктуальность, тактичность, обязательность). После тестирования нескольких компаний по выбранным критериям оценивается сочетание баллов. Далее можно проверить выбранного кандидата в небольшом тестовом задании, чтобы подтвердить правильность выбора на практике.
Организация собственной службы эксплуатации
Часто собственник решает эксплуатировать объект собственными силами. Как в таком случае снизить риски? Лучший способ в этом случае — это пригласить на работу профессионалов уже имевших опыт организации службы эксплуатации с нуля. У них есть определенные наработанные навыки и методики, которыми просто не может владеть собственник недвижимости, организующий эксплуатацию в первый раз. Также на сегодняшний день можно воспользоваться такими консалтинговыми услугами как постановка деятельности службы эксплуатации.
Для снижения рисков материального ущерба в процессе эксплуатации при заключении строительных договоров собственникам следует обращать внимание на гарантийные обязательства и требовать их обеспечение в денежном эквиваленте. Так же снизить подобные риски поможет страхование профессиональной ответственности всех контрагентов.
Риски при взаимодействии собственника и эксплуатационной компании.
Один из распространенных рисков, которые могут возникнуть между собственником и эксплуатационной компанией — это риск непонимания. Когда собственник не понимает специфики деятельности эксплуатационной компании. Способ избежать риска непонимания — оперативный обмен информацией между владельцем недвижимости и управляющей компанией, создание единого информационного поля, организация автоматизации деятельности службы эксплуатации.
Для решения данной задачи специалисты Управляющей компании «Система» (www.systemestate.ru) разработали программное обеспечение — «Система эксплуатации недвижимости». Данная программа создает единую базу данных для собственника и эксплуатационника, позволяет работать с такими документами как сетевой график обслуживания и бюджет эксплуатации в режиме реального времени, что позволяет визуализировать процесс эксплуатации недвижимости.
Для эксплуатационника данная программа помогает организовывать структурную и плановую эксплуатацию на объекте, оптимизировать затраты на эксплуатацию — за счет создания эффективной схемы управления эксплуатацией. В результате, служба эксплуатации работает более оперативно и эффективность труда существенно возрастает.
Один из основных показателей того, что техническая эксплуатация на объекте ведется эффективно — это максимальное управление рисками. Это достигается преимущественно за счет комплексного подхода к техническому обслуживанию здания и особого вниманию к мелочам.
Так же существенно снижает риски страхование профессиональной ответственности, а благодаря автоматизации процесса эксплуатации существенно повышается безопасность на объекте за счет снижения отказов оборудования.
